e-ISO 활용가이드
  • 문서관리 문제점
  • 사내 공유폴더, 외장하드, 보안 설정이 안되어 있는 NAS 등의 장치에 회사의 중요 문서 파일을 보관함으로써 훼손, 분실 및 정보 유출 등에 무방비로 노출되어 있는 상황임. 랜섬웨어 감염에 취약한 구조임. 또한 대부분의 저장 장치는 백업 및 복구에 대한 대비가 전혀 안되어 있음. 파일의 수정 및 열람에 대한 이력 관리가 전혀 안되고 있어 누가 파일을 사용하였는지 알 수 없음
  • 문서관리 솔루션의 필요성
  • 일반적으로 문서, 기술 자료와 같은 업무 파일은 1차적으로 직원 PC에서 생성, 저장, 삭제될 뿐만 아니라, 생성 이후의 보관, 공유, 반출 등 모든 중요한 유통 과정이 직원 PC에서 각자의 개인적 판단에 의해 이루어짐에 따라 기업의 자산으로 제대로 관리되고 있지 못한 실정입니다.
    문서를 체계적으로 관리하고, 등록, 배포 및 사용 이력을 유지하고 관리하는 것이 회사 기술 경쟁력을 출발점이나 실상은 바쁜 납기 준수 및 관리 체제의 소홀로 인하여 관리되지 못하는 것이 현실입니다.
  • Beofore After
    직원 PC 또는 공유 폴더에서 방치되어 관리
    효과적인 설계 문서 관리를 위한 방법이 부족
    비표준적인 문서, 파일 관리 폴더
    문서, 파일, 설계 자료의 이력관리가 부실
    사내 기술 자산으로서의 활용이 미비
    분실, 훼손 우려
    문서 파일의 중앙집중 데이터베이스화
    문서관리 시스템을 통한 협업 지원
    카테고리 분류, 관리 규칙을 통한 업무표준화
    파일 등록, 열람, 삭제 이력 관리
    효과적인 정보검색으로 업무 손실 비용 절감
    파일 분실, 훼손 예방으로 업무 지연 사고 방지
  • 문서관리 솔루션 개요
  • 기업 내에서 매일 발생하는 ISO 경영시스템에 관련된 각종 문서와 이행자료를 안전하고 체계적으로 관리하는 IT 솔루션입니다.
    문서, 도면, 기술자료는 회사의 제품, 장비, 부품, 가공물, 지식 재산 등을 생산하는 노하우입니다. 그러므로 관리하기 쉽도록 분류되어 저장된 도면, 문서화의 효율성은 기업의 경쟁력과 업무 생산성을 향상시켜 원가절감에 기여합니다. 문서의 승인, 공유, 배포가 쉽고 간편하여 업무 처리가 편리해집니다. ISO 경영시스템에 관련된 문서의 접근 하고 개정 이력은 철저하게 관리됩니다, 그리고 이행기록도 종합하여 관리 할 수 있습니다.
  • 문서관리 솔루션 소개
  • 서버 접속 방법

  • 프로그램 주요 기능
  • 구분 기능
    로그인, 로그아웃 - 아이디, 비밀번호를 이용하여 프로그램 로그인, 로그아웃
    문서 파일 등록 - 최상위 관리자만 사용가능하며 구매한 파일은 수정가능하나, 다운로드는 되지 않음.
    - 최상위 관리자만 추가적으로 파일을 업로드, 수정 및 업로드 된 것만 다운로드가 가능.
    - 사용자는 수정할 수 없으며 화면으로 출력물만 볼 수 있음.
    이행기록 - ISO 경영시스템 이행기록에 대한 체계적으로 분류하여 이행기록을 실시간으로 모을 수 있음
    - 최상위 관리자가 파일이 특성을 정하여 운영 할 수 있음.
    카테고리 분류 - 최 상위 폴더를 대 분류로 하여 서브 폴더 방식으로 파일을 관리
    폴더 접근 권한 관리 - 대 분류 폴더를 기준으로 아이디 별로 접근 권한을 설정
    파일 관리 - 구매한 파일 외에 서버에 등록된 파일을 다운로드, 열어보기, 파일 이동이 가능
    - 파일 삭제: 관리자 권한으로만 가능, 일반 사용자는 휴지통으로 파일을 이동시켜 놓음
    서브 폴더 관리 - 폴더 생성 및 이름 변경, 폴더 삭제
    열람, 삭제 이력 관리 - 파일을 열어보거나 삭제한 기록 관리, 접근일, 컴퓨터 명, IP 주소까지 관리, 엑셀 저장
    검색 기능 - 파일명, 이행기록에 정보에 포함된 문자를 검색
    승인, 완료 처리 기능 - 승인 또는 완료로 설정된 파일은 덮어쓰기 금지, 관리자만 해제 가능
  • 서버 데이터 백업 및 복구
  • 서버 컴퓨터에 저장된 문서 및 모든 파일을 일 단위로 백업하여 보관함으로써
    사용자의 실수, PC 고장, 바이러스 등으로 훼손된 파일을 원하는 일자로 복원하는 것이 가능합니다.
  • 서버 데이터 백업 및 복구 방안